Administração do Tempo

Neste microbook, Paulo Labegalini apresenta excelentes soluções para uma das questões mais relevantes da atualidade: como administrar as 24 horas do dia, de modo a garantir a qualidade e a produtividade das atividades que realizamos?

Se deseja identificar e minimizar os desperdiçadores de tempo, organizar uma rotina pessoal básica, aumentar sua eficiência profissional e desenvolver técnicas de liderança baseadas nesses princípios, essa é, certamente, a leitura ideal para você!

A importância de se aproveitar o tempo

Saber administrar o tempo é fundamental por dois motivos:

se o tempo diário é o mesmo para todos, quem souber se organizar, mais tempo terá para se dedicar às coisas importantes;se uma grande parcela do tempo não tem nosso controle direto, quem não fizer uso de técnicas adequadas, pode vir a ter problemas como: ansiedade, estresse, sobrecarga de trabalho, improdutividade, desmotivação, erros etc.

Antes de outras considerações, conscientize-se destas afirmações:

Tempo: é o período cronológico que limita nossas atividades diárias. Ele pode ser bem aproveitado ou desperdiçado, e as consequências de seu mau uso, como sabemos, podem ser as piores possíveis;Características: o tempo é limitado, perecível, irreversível, constante, intransferível, insubstituível, precioso, necessário, singular etc.

Administrar o tempo significa, portanto, ter planejamento diário, minimizar o tempo improdutivo, reeducar hábitos pessoais, concentrar-se nas prioridades e controlar os resultados.

Mas, por onde começar? O ponto de partida é fazer uma avaliação do tempo médio diário gasto em suas principais atividades e, depois, confrontar a lista com o tempo considerado ideal de cada serviço que desenvolve.

Quando melhorar sua administração de tempo, seu objetivo será substituir o tempo atual pelo tempo ideal que colocou na lista, certo? E lembre-se de que os períodos de tempo alocados podem ser alterados periodicamente e devem sempre ser revisados.

Dê importância a isso, porque é o primeiro passo para melhorar a qualidade do serviço que presta em sua atuação profissional.

Desperdiçadores de tempo

Você gasta seu tempo com o mesmo critério que gasta seu dinheiro?

Todos nós nos envolvemos com desperdiçadores de tempo a cada dia de trabalho. Precisamos, porém, esforçar-nos para minimizá-los e, assim, melhorar nossa produtividade e ter mais tempo para atuar na comunidade.

Os desperdiçadores internos são aqueles maus hábitos pessoais que bloqueiam parcialmente o cumprimento dos objetivos; os externos referem-se à participação de terceiros e também dificultam o sucesso do planejamento diário de atividades.

Com relação aos desperdiçadores internos, é muito comum em nível gerencial existirem problemas devido à má delegação, falta de planejamento diário, procrastinação (adiamento de tarefas) e desorganização pessoal.

Nos externos, os maiores problemas decorrem devido a reuniões improdutivas, alterações constantes de ordens, sobrecarga de trabalho e responsabilidades confusas.

Isso não significa dizer que fazemos tudo errado, muito pelo contrário. Vemos que os problemas são superados pelo esforço de cada um, mas com alguns desgastes até desnecessários. Sabendo atacar o desperdiçador, problemas futuros podem ser evitados.

Portanto, para um rápido treino, selecione seu maior desperdiçador de tempo, quer seja interno ou externo. É importante saber que só é considerado desperdiçador se for frequente e bloquear um grande objetivo.

Feito isso, prepare-se para utilizar um poderoso instrumento que possibilitará reduzir o aparecimento do problema a partir de hoje: os quatro C:

Causas;Consequências;Combate;Controle.

Para listar as causas do desperdiçador selecionado você deve analisá-las simultaneamente com as consequências e refletir em todos os desperdiçadores internos e externos como causas.

Além disso é recomendável buscar outros desperdiçadores específicos e analisar as causas pessoais e externas, assinalando as mais críticas. Lembre-se de que alguns desperdiçadores externos podem ser encarados como internos. Um bom exemplo é a existência de uma sobrecarga de trabalho.

Para citar as consequências, você deve:

analisar todos os desperdiçadores, mesmo aqueles já considerados nas causas.ver as consequências de cada desperdiçador, enfocando os problemas pessoais, os problemas com os clientes internos no trabalho, com a chefia imediata e os colaboradores.as principais consequências são: improdutividade, desmotivação, estresse, má qualidade do serviço e sobrecarga de trabalho.

Para definir as alternativas de combate estabeleça a prevenção ou eliminação das causas, desenvolvendo, por exemplo, planos de ação com a equipe, e analise simultaneamente a viabilidade de implementação das medidas.

Para prever o controle:

estabeleça um acompanhamento do trabalho, comparando as mudanças com os resultados, com o objetivo de verificar o rendimento;analise se alguma alternativa de combate não se enquadra no controle;liste controles específicos para cada alternativa de combate, prevenindo as causas e evitando as consequências que hoje ocorrem.

Rotina pessoal básica

Desde que praticada com competência, você pode basear-se nesta rotina de procedimentos para melhor alcançar sucesso:

estabeleça objetivos anuais, mensais e semanais;programe suas tarefas e atividades da semana e do dia em função desses objetivos;identifique as atividades críticas que levam aos resultados desejados e concentre-se nelas;faça as coisas em ordem decrescente de importância;controle diariamente os resultados alcançados e confronte- os com os planejados;saiba onde seu tempo é realmente empregado;despenda o tempo proporcionalmente à importância da tarefa e do objetivo;estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;identifique e minimize seus desperdiçadores de tempo;melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.

Desde que haja um bom planejamento diário de atividades, realmente fica mais fácil dar prioridades às tarefas e evitar esquecimentos. Uma página de agenda serve para organizar o dia seguinte e fazer fluir os compromissos assumidos consigo ou com terceiros.

Você deve anotar tanto a programação de horários preestabelecidos quanto os contatos que desejar fazer e serviços a realizar sozinho. A cada atividade concluída, fique ao lado para saber que a etapa já foi vencida, e estará em condições de partir para a próxima.

Deixe também um espaço para anotar as pendências que ficarão para o dia seguinte e, no final do expediente, consulte a agenda para reprogramar o que não foi realizado, incluindo também as novas atividades.

Não se esqueça de que o tempo destinado a cada compromisso deve ser proporcional à importância e urgência da atividade.

Se for urgente e pouco importante para seu objetivo, faça logo e rapidamente. Se não for urgente, mas muito importante, reserve mais tempo para se dedicar ao assunto. E sendo urgente e importante, dê máxima prioridade a sua execução.

Nosso autor recomenda, ainda, que reserve um período do dia sem agendar nenhum compromisso. Com certeza, você resolverá não ficar sem fazer nada naquele intervalo e poderá usar esse tempo para concluir algo que excedeu a previsão.

No começo, é normal dizermos que o planejamento não fechou, mas, após insistirmos, nossos próprios erros nos levarão a melhorar, pois saberemos que temos de começar encaixando as atividades possíveis num tempo limitado.

Técnicas de liderança

Quem deseja continuar crescendo na habilidade de administrar o tempo adequadamente, precisa conhecer alguns conceitos básicos de chefia e liderança. Novos parâmetros de comportamento podem fazer parte de sua vida quando você consegue vencer os desafios com conhecimento de causa e passa isso às pessoas.

O líder eficaz acorda com os objetivos do grupo em mente e os persegue sem riscos desnecessários. Ele também usa de alguns segredos:

não impõe regras, mas negocia objetivos a cada situação;não se desequilibra pelos preconceitos das pessoas;não diminui ninguém e nem se subestima;interessa-se, com simpatia, por tudo que lhe disserem;participa! Preocupa-se com resultados! Raciocina!

A estratégia do líder eficaz, portanto, é favorecer um relacionamento motivacional e organizar as pessoas para as tarefas. Para atingir esse objetivo tão importante, você deve estar atento aos aspectos principais da delegação, motivação, comunicação verbal e reuniões.

Delegação

Delegar é agir por intermédio de outros, partilhando autoridade e responsabilidade. É buscar resultados juntos. Quem não delega não dirige, executa. Então, como delegar?

delegue a quem tem condição de sucesso na atividade e não a quem está a sua disposição;controle sempre à distância para não ficar com a imagem de fiscal;veja se o delegado é bem aceito pelo grupo em que o serviço será executado;confie no delegado sem medo que o supere. Lance a ele um desafio, com motivação;dê todas as orientações à pessoa escolhida. Comece elogiando-a por suas habilidades em ter sido a indicada;discuta o serviço com ela, negociando objetivos com riscos certos. Sabendo o que fazer, cabe a ela como fazê-lo;tenha a mente aberta para mudanças e esteja sempre disponível;nunca “delegue” recados, punições ou promoções;faça reuniões periódicas ou peça relatórios. Vá espaçando o controle com o tempo e avalie seus critérios anteriores na próxima vez.

A delegação também é um grande recurso de administração de tempo, desde que bem conduzida. E não se pode desprezar que todo o esforço só tem valor se tiver como fundamento um objetivo. Os objetivos são resultados medidos, quantificados, que contribuem à entidade superior. Devem ser desafiadores, mas alcançáveis.

Motivação

O homem precisa estar motivado para produzir, e isso vem de dentro de cada um. Há meios de favorecer a motivação do outro, mas, se ele não se ajudar, nada acontece.

Os principais fatores de manutenção da motivação no trabalho são: salário, status, segurança, meio ambiente, relacionamento, liberdade, descanso e saúde.

Lembre-se: A conduta do homem nem sempre é lógica, mas quase sempre é psicológica. Não o trate como uma máquina e poderá ter muitos sinceros aliados.

As pessoas mudarão sempre para melhor quando souberem o que fazer, quando forem treinadas e motivadas para isso. Portanto, ação eficaz = objetivo + capacitação + motivação.

Comunicação verbal

Comunicar não é somente preencher o silêncio com palavras. Comunicar é se fazer entender! Para isso, é fundamental olhar nos olhos do interlocutor, ouvir com atenção e dizer o nome do ouvinte.

Busque sempre:

fazer fluir suas ideias sem duplo sentido;usar um tom de voz adequado;ser coerente e não inconsequente;ouvir atento e não monopolizar;dar exemplos para melhor memorizar.

Reuniões

Dirigir uma reunião não é dirigir opiniões. As melhores formações para a comunicação são: em círculo, quadrado, em U ou V. A pior formação é o estilo “sala de aula”.

Durante a reunião:

entusiasme ou acalme os debates, levando o grupo a uma integração de esforços individuais para satisfazer os coletivos;não deixe que as emoções o perturbem. Seja imparcial e terá como resultado a segurança na direção dos trabalhos;cuidado com a teimosia. Tenha sempre atitudes objetivas e sinceras;sorria ou se feche de acordo com cada situação e será sempre contagiante;não interfira demais nas colocações dos participantes, mas nunca passe muito tempo omisso, permitindo excesso de uso do tempo;leve o grupo a uma conclusão do assunto e, se necessário, faça votação.

Quem não decide, decide não decidir e assume esse risco!

O que lucrar administrando o tempo?

Não se esqueça de colocar em prática:

Criatividade, para transformar atividades rotineiras em motivação;Delegação, para multiplicar resultados através dos subordinados;Poder decisório, para agilizar as ações em busca dos objetivos;Planejamento, para priorizar as tarefas mais importantes;Liderança, para melhorar o gerenciamento dos colaboradores.

Mas, cuidado! Proliferam-se técnicas e métodos para aumentar a produtividade, conduzindo-nos a um coquetel de novas tecnologias e poucos resultados. Quando precisar, procure orientação com pessoas experientes no assunto.

É importante você ganhar tempo através da disciplina e autossugestão. Aplique a parcela do tempo ganho em melhorias. Lembre-se também de que, embora os chefes devam cultivar sua liderança, não podem deixar de agir como colaboradores.

A experiência profissional é como banho: a cada dia necessitamos de um reforço, independente da dose do dia anterior.

E o que lucrar com uma boa administração do tempo?

maior satisfação pessoal;reconhecimento da chefia nos méritos;melhor qualidade de vida familiar;mais tempo.

A administração de tempo na rotina das atividades diárias ajuda a simplificar os objetivos, minimizar o tempo improdutivo, melhorar a qualidade do serviço prestado na comunidade, além de contribuir em sua realização profissional e na transferência de conhecimentos para a vida pessoal. Comece já!

Notas Finais

Para que todos os conceitos apresentados neste microbook surtam o devido efeito em sua vida, otimizando sua atuação profissional e sua vida familiar e pessoal, nosso autor recomenda que você realize uma autoavaliação. Responda sinceramente às seguintes questões:

quais são os principais objetivos de minha função no trabalho?

Quais objetivos gostaria de alcançar?

Quais atividades – sem meu controle direto – tomam meu tempo e não contribuem para meus objetivos?

Que hábitos pessoais preciso melhorar para aumentar meu tempo produtivo?

O que preciso fazer para combater meus principais desperdiçadores de tempo?

Se o dia tivesse 30 horas, o que faria com as 6 horas adicionais?

Quanto aplicarei (%) do que aprendi neste livro?

Registre e armazene as respostas. Após ter aplicado as orientações do autor por, pelo menos, um mês, retorne a elas, atualize suas respostas e utilize-as para mensurar seu progresso.